Les tâches liées aux clients
- 1. Relancer les devis sans réponse. Un e-mail poli part automatiquement 7 jours après l’envoi du devis, puis vous êtes prévenu si rien ne bouge.
- 2. Envoyer un rappel de rendez-vous. La veille, le client reçoit un SMS ou un e-mail : les rendez-vous oubliés diminuent.
- 3. Demander un avis Google après une prestation. Le client reçoit le lien au bon moment, quand il est satisfait. Pas de demande conditionnée à une réduction : Google l’interdit.
- 4. Répondre tout de suite à une nouvelle demande. Le prospect reçoit un accusé de réception clair, et vous une notification sur votre téléphone.
Les tâches administratives
- 5. Relancer les factures impayées. Relance courtoise à l’échéance, puis plus ferme quelques jours après, avec une alerte pour vous.
- 6. Envoyer les demandes du formulaire vers un tableur ou un logiciel client. Plus de copier-coller : chaque demande arrive au bon endroit, avec la date et la source.
- 7. Classer les pièces jointes. Les factures fournisseurs reçues par e-mail sont rangées automatiquement dans le bon dossier ou transmises au comptable.
- 8. Préparer des documents à partir d’un modèle. Devis, attestations ou bons de commande se remplissent avec les informations déjà saisies.
Les tâches internes
- 9. Prévenir la bonne personne. Une demande urgente déclenche une alerte à la personne concernée plutôt que dans une boîte commune.
- 10. Produire un récapitulatif chaque semaine. Chiffre du mois, devis en attente, rendez-vous à venir : un résumé arrive le lundi matin.
Par où commencer ?
La bonne première automatisation coche trois cases : la tâche revient souvent, elle suit toujours les mêmes règles, et une erreur est facile à rattraper. La relance des devis est souvent un excellent point de départ, car elle rapporte directement des ventes.
À l’inverse, évitez de commencer par une tâche qui demande du jugement au cas par cas, ou dont une erreur coûterait cher. Ces tâches peuvent être assistées (préparées automatiquement, puis validées par vous), mais pas entièrement automatisées.
Faut-il changer de logiciels ?
Rarement. La plupart des logiciels courants (messagerie, agenda, tableur, outils de facturation) peuvent être reliés entre eux. Le travail consiste surtout à écrire des règles claires et à prévoir ce qui se passe quand un cas sort de l’ordinaire : l’automatisation doit alors s’arrêter et vous prévenir, pas agir à l’aveugle.
Combien ça coûte chez Cognitly ?
Le diagnostic automatisation est offert : une heure, en visio ou sur place, pour repérer vos tâches répétitives. Vous recevez ensuite une proposition qui chiffre le temps gagné et le prix de chaque automatisation. Une automatisation simple commence à 490 €, et le suivi mensuel, facultatif, coûte 39 € par mois.